Шашыраңқы сервистер өсуді тежейді: бизнесті бір жүйеге қалай жинау керек

Таныс көрініс: сату amoCRM не Bitrix24-те, бухгалтерия 1С-те, қойма МойСклад-та, сайт бөлек платформада, Kaspi-дегі дүкеннің өз кабинеті бар, клиенттермен хат алмасу WhatsApp-та, ал басқа ешқайда сыймаған нәрсенің бәрі Excel-де. Әр құрал керек кезінде пайда болып, нақты бір міндетті шешті. Бұл қате емес, өсудің қалыпты жолы.

Әр жүйе жеке алғанда жақсы жұмыс істейді. Мәселе олардың бір-бірімен сөйлеспейтінінде. Ал олардың арасында деректерді бір жерден екінші жерге қолмен көшіретін қызметкерлер жүр. Күн сайын, күніне бірнеше рет.

Шашыраңқы жүйелер қаншаға түседі

Бұл тиімділік туралы дерексіз мәселе емес. Оның нақты бағасы бар.

Деректерді қолмен көшіруден болатын шығын

Менеджер әртүрлі арналардан келген өтінімдерді CRM-ге көшіреді, мәртебелерді қоймамен не өндіріспен салыстырады, бірнеше жүйедегі деректерді жаңартады. Сегіз сағаттық жұмыс күнінің екі сағатына жуығы осыған кетсе, жалақысының төрттен бірі адам емес, жүйе істеуге тиіс жұмысқа төленеді. Бұл тек бір қызметкер.

Деректердегі қателер мен алшақтықтар

Деректерді қолмен көшіретін адам қателеседі. Әсіресе шаршағанда, асыққанда не алаңдағанда. Тауар басқа жерде резервте тұр, Kaspi-де қалдық қате, тапсырыс екі рет түсті, өтінім жоғалды: әр осындай қате ақша мен беделге түседі. Қолмен істелетін операция неғұрлым көп болса, қатенің ықтималдығы соғұрлым жоғары, оны түзету де қымбат.

Кешігетін ақпарат

Бірнеше сағатта не күніне бір рет қолмен көшірілетін деректер әрқашан ескірген. Басшы есепке қарап, бүгінгі емес, кешегі көріністі көреді. Менеджер екі сағат бұрынғы қалдықты көріп, клиентке әлдеқашан жоқ тауарды уәде етеді. Шешімдер өзектілігін жоғалтқан деректер бойынша қабылданады.

Масштабсыз өсу

Синхрондау қолмен жүргенде тапсырыс санының өсуі штаттың да сонша өсуін талап етеді. Сату екі есе өсті, операцияларға да екі есе көп адам керек. Бұл бизнестің емес, хаостың масштабталуы.

Қараңыз: жүйелерді API арқылы біріктіру: бәрі бір тұтас болып жұмыс істегенде

Неге компаниялар бұл хаоста жылдар бойы өмір сүреді

Бірінші себеп: жүйелер біртіндеп қосылды. Басында Excel мен бір менеджер болды. Кейін сайт пайда болды. Кейін өтінім көбейгендіктен CRM келді. Кейін қойма, одан соң Kaspi-дегі дүкен. Әр жүйе нақты бір міндетке қосылды, бірақ олардың арасындағы интеграцияны ешкім ойламады. Нәтижесінде бір-бірімен байланыспаған құралдардың ретсіз жиынтығы пайда болды.

Екінші себеп: интеграция күрделі әрі қымбат болып көрінеді. Іс жүзінде әрдайым олай емес. Қазақстандағы көптеген танымал жүйелерде деректер алмасудың ашық жолдары бар: Kaspi-де сатушы API-і, МойСклад-та JSON API, Bitrix24-те REST API, amoCRM-де API, 1С-те алмасу, ЭШФ АЖ-де API. Оларды байланыстыру техникалық тұрғыдан көрінгеннен оңай. Қиындық әдетте технологияда емес, деректер ағындары мен шекаралық жағдайларды ойластыруда.

Үшінші себеп: мұнымен кім айналысу керегі түсініксіз. Жүйелерді біріктіру ешбір бөлімнің жауапкершілігіне кірмейді: сатуға да, бухгалтерияға да, қоймаға да. Нәтижесінде онымен ешкім айналыспайды.

Бір жүйе іс жүзінде қалай көрінеді

Нақты сценарийді алайық. Клиент сайтта не Kaspi-дегі дүкенде тапсырыс берді.

Шашыраңқы жүйеде: менеджер хабарламаны көріп, тапсырысты CRM-ге қолмен көшіреді, тауардың бар-жоғын білу үшін қоймаға қоңырау шалады, шот жазу үшін компьютерге қайта оралады, жөнелтуді растау үшін тағы қоңырау шалады, ал кейін бухгалтер дәл соны 1С-ке енгізеді. Бұған ондаған минут белсенді жұмыс пен бірнеше сағат күту кетеді.

Бір жүйеде: тапсырыс CRM-де өзі пайда болып, бір мезетте МойСклад-та не 1С-те тауарды резервке қояды. CRM шот жазып, оны клиентке жібереді. Төлем банк деректері бойынша расталғанда қоймада жинау тапсырмасы ашылады. Клиент WhatsApp-та хабарлама алады. Бухгалтерия деректерді 1С-те алады, ал сатып алушы компания болып, шот-фактура керек болса, ЭШФ есеп жүйесінен ЭШФ АЖ-ге жазылады. Kaspi-дегі қалдық өзі жаңарады. Менеджердің бірде-бір қолмен әрекеті жоқ.

Мұндай сызбада менеджер операциямен емес, клиенттермен айналысады, яғни шынымен адам керек жерде жұмыс істейді. Kaspi тапсырыстарының есеппен байланысы Kaspi-мен интеграция бетінде, ал шот-фактураны өз жүйеңізден жазу ЭШФ жүйесімен интеграция бетінде көрсетілген.

Неден бастау керек

1-қадам: деректер картасын сызыңыз

Әр жүйеде қандай деректер бар? Оларды қайда беру керек? Қаншалықты жиі? Әр дерек түрі үшін қай жүйе негізгі? Бұл жаттығу әдетте бірнеше күтпеген мәселені ашады: екі жерде сақталып, бір-бірінен алшақтайтын деректер, еш жерде автоматтандырылмаған процестер, бірін-бірі қайталайтын жүйелер.

2-қадам: басымдықты ауыртпалыққа қарай қойыңыз

Бәрін бірден біріктірудің қажеті жоқ. Қолмен синхрондау ең қымбатқа түсетін процесті табыңыз: уақыт, қателер саны не деректердің маңыздылығы бойынша. Содан бастаңыз. Бір процестегі жылдам нәтиже тәсілдің қалай жұмыс істейтінін көрсетеді және келесі кезеңге дәлел береді. Көбіне бірінші болып Kaspi, қойма және 1С арасындағы тапсырыс пен қалдық байланысы шығады.

3-қадам: деректердің негізгі көзін таңдаңыз

Әр дерек түрі үшін бір жүйе негізгі болуы керек. Қалдықтар МойСклад-та не 1С-те. Клиенттер CRM-де. Ақша мен құжаттар 1С-те. Қалған жүйелер деректерді өз көшірмесін ұстамай, сол жерден алады. Бұл алшақтықты түбегейлі жояды.

4-қадам: ерекше жағдайларды өңдеуді автоматтандырыңыз

Интеграция тек «деректерді беру» емес. Ол «бірдеңе дұрыс болмаса не істеу керек» дегенді де қамтиды. Тапсырыс рәсімделіп жатқанда тауар таусылды. Төлем өтпеді. Жеткізу мекенжайы қате. ЭШФ қатемен қайтты. Жақсы жобаланған интеграция мұндай жағдайларды өзі өңдейді не керекті адамға хабарлайды, ал бүкіл процесс күтіп тұрып қалмайды.

Қараңыз: бизнес-процестерді автоматтандыру: алдымен нені автоматтандыру керек

Жүйеде API болмаса

Кейде жүйелердің бірі деректерді тікелей алмаса алмайды: ескі 1С конфигурациясы, өзіндік бағдарлама, ашық API-і жоқ сервис. Бұл тұйық емес. Кесте бойынша файл алмасу, дерекқорға қосылу, стандартты форматтағы жүктемелер, ең соңғы жағдайда интерфейстен деректерді оқу қолданылады. Қай жол жарайтынын жұмыс басталғанға дейін, талдау кезеңінде бағалаймыз. 1С-ке қолжетімділікті 1С маманыңызбен келісеміз: әзірлеуге базаның көшірмесі, іске қосуға жұмыс базасы керек.

Байланыс көп болып, бір логика бірнеше жерде керек болса, барлық деректер өтетін шағын аралық сервис жасау кейде оңайырақ. Сонда бір жүйені ауыстырғанда барлық байланыс емес, біреуі ғана қайта жасалады. 1С-пен байланыстар туралы толығырақ 1С интеграциясы бетінде.

Іске қосқаннан кейін нені өлшеу керек

Жұмыс неше есе жылдамдайтынын алдын ала уәде етпейміз: бұл Сіздің процестеріңізге байланысты. Бірақ интеграцияның нәтижесі өлшенеді және оны өлшеген жөн. Іске қосар алдында және бір айдан кейін мыналарды өлшеңіз:

• бір тапсырысқа кететін уақыт: түскеннен жөнелтуге және құжатқа дейін;
• енгізу қателерінің саны: екі рет түскен тапсырыстар, қате қалдықтар, деректемелердегі қателер;
• деректердің жаңалығы: басшы көріністі қазіргі сәтке көре ме, әлде кешегі күнге ме;
• менеджерлердің сағаттары: деректерді көшіруге қанша, клиенттерге қанша уақыт кетеді;
• жалдаусыз өсу: операцияларға жаңа адам алмай команда қанша тапсырыс өңдейді.

Сандар өзгермесе, демек басқа процесс автоматтандырылған не ерекше жағдайлар ескерілмеген. Бұл сезіммен емес, өлшеммен көрінеді.

Қанша тұрады және жұмыс қалай жүреді

Екі жүйенің типтік байланысы, мысалы Kaspi мен 1С не CRM мен 1С, 270 000 ₸ бастап тұрады. Жүйелер көп болса, 1С конфигурациясы өзгертілген болса не логика стандартты болмаса, талдаудан кейін есептеп, бағасын шартта бекітеміз. Итерациямен жұмыс істейміз: алғашқы байланыс бірнеше аптада іске қосылады, келесілері кезекпен қосылады, нәтиже бүкіл жоба аяқталмай тұрып көрінеді. Жасалған жұмысқа 6 ай кепілдік береміз, код пен қолжетімділік Сізде қалады.

Алғашқы әңгімеге қолданатын жүйелеріңіздің тізімі, бар болса 1С конфигурациясы және қазір қолмен көшірілетін нәрсенің бірнеше мысалы жеткілікті: Kaspi тапсырысы, шот, жөнелту. Солар бойынша қай байланыстан бастау керегін ұсынып, оның көлемі мен бағасын айтамыз.