Бизнес-процестерді автоматтандыру: алдымен нені автоматтандыру керек және өтелуін қалай есептеу
Қай процестерді бірінші автоматтандыру керек, CRM роботтары қашан жетеді, 1С пен Kaspi-ге байланыс қашан керек, өтелуін қалай есептеп, қатеден сақтану.
Кез келген компанияда біреу күн сайын қолмен істейтін жұмыс бар: WhatsApp-тағы өтінімді CRM-ге көшіреді, шот жазады, төлемді еске салады, Kaspi-дегі қалдықты жаңартады, дүйсенбіге есеп жинайды. Бұлардың ешқайсысы күрделі емес. Бірақ бәрі қосылып, басқа жұмысқа алынған адамдардың аптасынан бірнеше сағатты алады.
Бизнес-процестерді автоматтандыру дегеніміз қайталанатын қадамдарды бағдарламаға беру: Сіз қолданып жүрген жүйелер деректерді бір-біріне өзі береді және келесі қадамды өзі бастайды, ал адам тек шешім керек жерде қосылады. «Неден бастау керек?» деген сұраққа қысқа жауап: ең жиі қайталанатын, түсінікті ережемен жүретін және бүгін ең көп уақыт алатын процестен. Әдетте бұл кіріс өтінімдер, шоттар және жүйелер арасындағы деректерді синхрондау. Оның қаншаға түсетінін есептеңіз, бір процесті автоматтандырыңыз, нәтижесін өлшеңіз, содан кейін ғана келесісіне көшіңіз.
Төменде қай процестерді бірінші автоматтандыру керегін, мұның үш жолын, өтелуін қалай есептеуді және қадамдық жоспарды талдаймыз.
Бизнес-процестерді автоматтандыру деген не және не емес
Бизнес-процесс дегеніміз басы мен нәтижесі бар қадамдар тізбегі: «өтінім келді → оны тіркеді → менеджер тағайындалды → клиент растау алды». Автоматтандыру қатаң ережемен жүретін қадамдарды өз мойнына алады.
Ол мыналар емес:
- «Бәрі бірінде» деген жаңа жүйе емес. Көбіне CRM, 1С және сайт орнында қалады. Өзгеретіні олардың бір-бірімен деректер алмаса бастауы.
- Әдепкі бойынша ЖИ емес. Қадамдардың көбі қарапайым ережемен жүреді: «төленді ме, чек жібер». ЖИ қадам түсінуді талап ететін жерде ғана керек: еркін мәтінмен жазылған хабарламаны не жүкқұжаттың фотосын оқу.
- Бір реттік жоба емес. Жүйелер мен ережелер өзгереді, сондықтан әр автоматтандырудың жауапты адамы болуы керек.
Қолмен жұмыс қай жерде ең қымбатқа түседі
Кіріс өтінімдер
Өтінім WhatsApp-қа, Instagram-ға не поштаға келеді, менеджер оны CRM-ге көшіреді. Не көшірмейді, өйткені бос емес еді, сөйтіп өтінім жоғалады. Автоматтандырумен хабарлама не сайттағы форма бірден amoCRM не Bitrix24-те карточка ашады, жауапты адамды тағайындайды және клиентке растау жібереді. Ешнәрсе біреудің бос уақытын күтпейді.
Шоттар мен құжаттар
Шот жазу, оны жіберу, төлемді тексеру, еске салу, жабу құжаттарын дайындау: әр қадамда адам керек. Автоматтандыру мәміле «Сәтті» кезеңіне өткенде шот жазады, төлемдерді банк үзіндісі бойынша салыстырады, белгіленген күннен кейін еске салады және жабылған мәмілелер бойынша құжаттарды есеп жүйесінде дайындайды. Қазақстанда шот-фактура ЭШФ ақпараттық жүйесінде жазылады: Қазақстанға арналған 1С-тің типтік конфигурацияларында ЭШФ АЖ-мен алмасу бар, ал CRM-нен не өз жүйеңізден ол ЭШФ АЖ-нің API-і арқылы жасалады.
Жүйелер арасында деректерді синхрондау
CRM, 1С, сайт, МойСклад, Kaspi-дегі дүкен: әрқайсысының өз есебі бар. Біреу Kaspi-дегі қалдықтың қоймамен сәйкес келуін, ал Kaspi тапсырыстарының 1С-ке түсуін қадағалайды, әдетте қолмен және күніне бірнеше рет. Интеграция мұны әр өзгерісте жасайды: тапсырыстар Kaspi сатушысының API-і арқылы келеді, бағалар мен қалдықтар кері кетеді. Мұндай байланыстың қалай жұмыс істейтіні 1С интеграциясы бетінде көрсетілген.
Есептер
Сату, воронка, қалдықтар не дебиторлық қарыз бойынша апталық есеп: біреу сандарды бірнеше жерден бір Excel кестесіне жинайды. Сол көздерді оқитын дашборд сандарды Сіз оны ашқан сәтте көрсетеді.
Хабарламалар мен еске салулар
Жазылу туралы еске салу, тапсырыс мәртебесі, мерзімі бітіп келе жатқан шарт, үш ай бойы тапсырыс бермеген клиент. Бір рет бапталады да, әр клиентке уақытында жетеді, тек біреу есіне алған клиенттерге ғана емес. Қазақстанда клиенттер мұндай хабарламаларды көбіне WhatsApp-та күтеді.
Ереже ме, ЖИ ме: модель қай жерде керек
Жоғарыдағы тізімдегі қадамдардың көбіне ЖИ керек емес. Әр қадамды осылай тексеріңіз:
| Қадам | Ереже жеткілікті | ЖИ көмектеседі |
|---|---|---|
| Сайттағы формадан өтінім | Өрістер толтырылған → CRM-де карточка | Керек емес |
| WhatsApp-та еркін мәтінмен өтінім | Ереже жетпейді | Хабарламаны оқып, атын, міндетін және мерзімін бөліп алу |
| Сәтті мәміле бойынша шот | Сома мен клиент CRM-де бар | Керек емес |
| Жеткізушінің PDF не фото жүкқұжаты | Ереже жетпейді | Өрістерді оқып, күмәнді жерін белгілеу |
| Төлем туралы еске салу | Мерзім өтті → үлгі | Керек емес |
| «Тапсырысым қайда?» деген сұрақ | Нөмірі айтылды → жүйедегі мәртебе | Клиент өз сөзімен жазады |
Ереже түсінікті жерде ереже, модель тек еркін мәтінді не құжатты түсіну керек жерде. Сонда автоматтандыру арзан, болжамды және тексеруге оңай болып қалады. Процесте ЖИ қадамдары бар болса, бұл енді ЖИ-мен процестерді автоматтандыру, ал чат-боттың агенттен айырмашылығы ЖИ-агент деген не мақаласында талданған. Модель бір қадамға ғана керек болса, мысалы жеткізуші жүкқұжаттарын оқуға, оны ортақ процеске қосылған міндетке арналған ЖИ-агент жабады.
Автоматтандырудың үш жолы
| Кірістірілген автоматтандыру | No-code платформа (Zapier, Make, n8n) | Жеке интеграция | |
|---|---|---|---|
| Бұл не | Жүйе ішіндегі ережелер: Bitrix24 роботтары, amoCRM-дегі Salesbot, есептегі еске салулар | Жүйелерді дайын коннекторлармен байланыстыратын сервис | Жүйелерді API арқылы байланыстыратын код |
| Неге жарайды | Бір жүйе ішіндегі қадамдарға | Екі-төрт танымал сервистің қарапайым тізбегіне | Көп қадамға, 1С мен өз жүйелеріңізге, күрделі логикаға, үлкен көлемге |
| Баптау | Сағаттар | Күндер | Апталар, бағасы шартта бекітілген жоба |
| Кейінгі шығын | Тарифке не жоғары тарифке кіреді | Ай сайынғы жазылым, көбіне операция санына қарай | Хостинг пен сүйемелдеу |
| Әлсіз жері | Сол жүйенің шекарасында тоқтайды | Ұзын тізбекті жөндеу мен ұстау қиын | Жасайтын және сүйемелдейтін адам керек |
Кірістірілген мүмкіндіктен бастаңыз. Процесс бір жүйеден шыққанда no-code платформаға көшіңіз. Тізбек 1С-ке не өз жүйелеріңізге тиетін болса, ерекше жағдайлар көп болса не no-code жазылымы мен оны ұстау дұрыс интеграциядан қымбатқа түсе бастаса, жеке интеграция керек. Платформаны таңдамас бұрын оның 1С, Kaspi және МойСклад-қа дайын коннекторы бар-жоғын тексеріңіз: жоқ болса, байланысты бәрібір жазуға тура келеді. Көбіне жауап аралас болады: платформа жарайтын жерде n8n сияқты платформаларда жинаймыз, платформа қымбатқа түсетін жерде код жазамыз.
Бірнеше жүйені бір ағынға қалай қосу керегі шашыраңқы сервистерді бір жүйеге қалай жинау мақаласында талданған.
Іске кіріспес бұрын өтелуін қалай есептеу
Алдымен сандар. Әйтпесе нені автоматтандыру керегін таңдай алмайсыз және нәтиже болды ма, түсінбейсіз.
- Бір процесті алыңыз. Аптасына неше рет қайталанатынын және әр жолы неше минут алатынын есептеңіз.
- Оны орындайтын қызметкердің бір сағатының құнына көбейтіңіз: салықтар мен үстеме шығындарды қосқандағы жалақы жұмыс сағатына бөлінеді.
- Қателердің құнын қосыңыз: жоғалған өтінім, кешіккен шот, Kaspi-дегі қате қалдық.
- Автоматтандырудың бағасымен және оның жұмыс шығынымен салыстырыңыз.
Түсінікті болу үшін мысал, Сіздің сандарыңыз басқа болады. Менеджер күніне бір жарым сағатын Kaspi тапсырыстарын 1С-ке көшіруге жұмсайды. 21 жұмыс күнінде бұл айына шамамен 31 сағат, яғни толық төрт жұмыс күніне жуық. Осы сағаттарды менеджердің бір сағатының құнына көбейтіп, байланыстың бір реттік бағасымен (екі жүйенің типтік байланысы 270 000 ₸ бастап) және хостингпен салыстырыңыз. Байланыс неше айда өтелетіні көрінеді, ал менеджердің уақыты клиенттерге қайтады.
Формула екі нәрсені көрсетпейді, бірақ оларды да ескеру керек: жылдамдық (өтінім ертең емес, бір минутта өңделеді) және қайта теруден болатын қателердің азаюы.
Қадамдық жоспар
1-қадам: қолмен істелетін жұмыстың тізімін жасаңыз
Әр қызметкерден күн сайын не істейтінін және соның қайсысы көшіруге ұқсайтынын сұраңыз. Қымбат процестер көбіне бәрі байқамай кеткен процестер болып шығады.
2-қадам: бағалап, бір процесті таңдаңыз
Әр процестің жиілігін, бір реттік уақытын, қателердің құнын және ережелерінің қаншалықты түсінікті екенін белгілеңіз. Ең әсерлісінен емес, жиі, түсінікті және қымбат процестен бастаңыз.
3-қадам: процесті қағазға түсіріңіз
Қадамдарды, басы мен нәтижесін және барлық ерекше жағдайларды жазыңыз: «төлем өтпесе ше?». Қызметкерлер процесті әртүрлі сипаттаса, бағдарламаға кіріспес бұрын келісіп алыңыз.
4-қадам: ауыстырмай, байланыстырыңыз
Қолыңызда бар жүйелерді біріктіріңіз. Әр дерек түрі үшін бір негізгі көзді таңдаңыз: қалдықтар қойма жүйесінде, клиенттер CRM-де, ақша 1С-те.
5-қадам: ерекше жағдайларды ойластырыңыз
Жақсы автоматтандыру бірдеңе дұрыс болмағанда не істеу керегін біледі: тауар таусылды, төлем өтпеді, мекенжай қате. Ол жағдайды өзі шешеді не керекті адамға хабарлайды, үнсіз тоқтап қалмайды.
6-қадам: өлшеп, келесісіне көшіңіз
Бір айдан кейін уақытты, қателер санын және жауап жылдамдығын бастапқы көрсеткішпен салыстырыңыз. Содан кейін тізімдегі келесі процесті алыңыз.
Қандай қателерден сақтану керек
- Бұзылған процесті автоматтандыру. Автоматтандыру нашар процесті түзетпейді, тек жылдамдатады. Алдымен логиканы ретке келтіріңіз.
- Ең үлкен процестен бастау. Бұл айлар бойғы жұмыс, команда сенімін жоғалтады. Алдымен бір шағын жеңіс.
- Жауапты адамның болмауы. Ешкім қарамайтын интеграция жүйелердің бірі API-ін жаңартқан күні бұзылады.
- Үнсіз іркілістер. Әр автоматтандыруға қате туралы хабарлама керек, әйтпесе іркіліс туралы ренжіген клиенттен білесіз.
- Құрал тым көп. Бес түрлі адам жасаған бес no-code тізбегі ешкім түсінбейтін жүйеге айналады. Не қайда жұмыс істейтінінің тізімін жүргізіңіз.
Автоматтандыру чек-парағы
- Әр қызметкерден қайталанатын қолмен жұмыстың тізімі
- Әр тармақтың жиілігі, уақыты және қателер құны
- Бірінші процесс таңдалды: жиі, ережемен, қымбат
- Қадамдар, басы, нәтижесі және ерекше жағдайлар жазылды
- Әр дерек түрінің негізгі көзі аталды
- Жол таңдалды: кірістірілген ережелер, no-code не жеке интеграция
- Бастапқы нүкте өлшенді: уақыт, қателер, жауап жылдамдығы
- Іркіліс туралы хабарламалар бапталды, жауапты адам тағайындалды
- Бір айдан кейінгі тексеру күні белгіленді
Команданы қашан шақыру керек
Процесс бір жүйенің ішінде жүрсе, оның кірістірілген автоматтандыруы жетеді, бізді шақырудың қажеті жоқ. Процесс бірнеше жүйеден өтсе, құжаттарды не еркін мәтінді қамтыса не no-code сызбасы осал болып қалса, көлемі бекітілген жоба тағы бір жыл айналма жолмен жүргеннен әдетте арзанға түседі. Процестерді автоматтандыруды 270 000 ₸ бастап жасаймыз: баға шартта бекітіледі, алғашқы байланыс бірнеше аптада жұмыс істей бастайды, жасалған жұмысқа 6 ай кепілдік береміз, код пен қолжетімділік Сізде қалады. Баға неден құралатыны автоматтандыру құны бетінде талданған.
Осы тақырып бойынша не істейміз
Қысқа әрі нақты.
Бизнес-процестерді автоматтандыру деген не?
Бұл бағдарлама қайталанатын қадамдарды ережемен орындайтын кез: өтінімдерді тіркейді, шот жазады, деректерді синхрондайды, еске салу жібереді. Адамдар шешім қабылдауда қалады. Әдетте автоматтандыру бар жүйелерді ауыстырмай, байланыстырады.
Қай процестерді бірінші автоматтандыру керек?
Күн сайын қайталанатын, түсінікті ережемен жүретін және ең көп уақыт алатындарын: CRM-ге түсетін өтінімдер, шоттар мен төлем туралы еске салулар, Kaspi, сайт, CRM және 1С арасындағы тапсырыс пен қалдық алмасуы. Біреуінен бастап, өлшеп, кейін келесісін алыңыз.
Жүйелерімізді ауыстыру керек пе?
Әдетте жоқ. 1С, МойСклад, amoCRM, Bitrix24 және Kaspi-де API не алмасу бар, сондықтан автоматтандыру солардың үстіне құрылады. Жүйені тек оны мүлде қосу мүмкін болмаса не айналып өту ауыстырудан қымбат болса ғана ауыстырған жөн.
No-code па, жеке интеграция ма?
Кірістірілген ережелерден және танымал сервистер арасындағы қарапайым тізбекке no-code платформадан бастаңыз. Процесс 1С-ке не өз жүйелеріңізге тисе, ерекше жағдай мен көлем көп болса не no-code-ты ұстау қиындаса, жеке интеграция керек.
Процестерді автоматтандыру қанша тұрады?
Кірістірілген автоматтандыру көбіне тарифіңізге кіреді, no-code платформалар ай сайын ақы алады. Бізде жеке автоматтандыру 270 000 ₸ бастап, баға шартта, оған хостинг және ЖИ қадамдары болса, модельдің нақты шығыны қосылады.
Бұл қанша уақыт алады?
Кірістірілген ереже бірнеше сағатта, no-code тізбегі бірнеше күнде бапталады. Алғашқы жеке байланыс бірнеше аптада жұмыс істей бастайды, кейін процестер бір-бірден қосылады.
Тағы оқыңыз
Автоматтандыру6 мин оқуШашыраңқы сервистер өсуді тежейді: бизнесті бір жүйеге қалай жинау керекCRM қойманы білмейді, қойма сайтты, сайт Kaspi-ді білмейді. Шашыраңқы жүйелер қаншаға түсетінін, оларды қалай байланыстырып, неден бастауды талдаймыз.
ЖИ6 мин оқуБизнеске арналған ЖИ-агент: ол не және қазір не істей аладыХайпсыз: ЖИ-агенттің чат-бот пен нейрожеліден айырмасы, Қазақстандағы бизнестің қандай міндеттерін қазір шешетіні және алғашқы жобаны неден бастау керегі.
ЖИ10 мин оқуБизнеске арналған ЖИ: неден бастау керек және қай жерде өзін ақтайдыБизнестегі ЖИ қадам бойынша: қай жерде ақталады, қандай дайын құралдарды байқау керек, өз агентіңіз қашан керек, ҚР заңы не талап етеді, 30 күндік жоспар.Жобаңызды талқылайық па?
Қанша тұратынын және қанша уақыт алатынын айтамыз. Баға шартта бекітіледі.