Көлік және логистика компаниясына арналған ERP: автопарк, рейстер мен қаржы бір жүйеде

Көлік компаниясында деректер әр жерде жүреді: бағыттар диспетчердің басында, клиенттердің өтінімдері WhatsApp пен қоңырауларда, құжаттар папкаларда, жанармай мен жөндеу Excel-де, ақша 1С-те. Көлік аз кезде мұнымен өмір сүруге болады. Өскен сайын пайданы білдіртпей жейтін нәрсе басталады: рейстер қайталанады, құжаттар жоғалады, жанармайдың артық шығыны көрінбейді, ал нақты бір рейстен шын мәнінде қанша табылғанын есептеу мүмкін емес. Компания жұмыс істеп, өсіп жатқандай, бірақ ақша көбеймейді: ол процестердің арасындағы саңылаулардан ағып кетеді.

Логистикаға арналған ERP нені жабатынын, оның дайын TMS-тен айырмашылығын, оны 1С-пен, ЭШФ АЖ-мен және мониторингпен қалай байланыстыру керегін, жылдар бойы «алып» құрмау үшін неден бастау керегін және бұл қанша тұратынын талдаймыз.

Көлік компаниясы ақшаны қай жерде жоғалтады

Шығын әрдайым дерлік бір жерлерде болады және оны сол сәтте сирек көресіз:

• Тұрып қалу және тиімсіз бағыттар. Автопарк жүктемесінің бірыңғай көрінісі жоқ: диспетчер «бәрін басында ұстап» жүргенде көліктер жартылай бос жүреді не тұрып қалады.
• Жанармай мен жөндеу «сенім бойынша». Жанармай шығыны мен қызмет көрсету шығындары рейстермен салыстырылмайды. Артық шығын мен жанармай ұрлығы біреу кездейсоқ байқағанша көрінбейді.
• Қолмен жүретін құжат айналымы. Жол парақтары, жүкқұжаттар, актілер мен шоттар қағазда толтырылып, поштамен және мессенджермен жіберіледі. Бірі жоғалады, бірі қатемен келеді, ал өңдеу менеджерлер мен бухгалтерияның уақытын алады.
• Рейс табыстылығы түсініксіз. Жанармайды, амортизацияны, жүргізушінің жалақысын және үстеме шығындарды ескергенде шын мәнінде қанша табылғанын ешкім есептемейді. «Тиімді көрінетін», бірақ іс жүзінде шығынды рейстер алынады.
• Өтінімдердегі хаос. Клиенттердің өтінімдері кез келген жерден келеді: қоңырау, пошта, WhatsApp, және еш жерде бірыңғай тіркелмейді. Бірі жоғалады, бірі екі рет орындалады.

ERP «әдемілік» жасамайды, ол шашыраңқы деректерді басқарылатын сандарға айналдырып, ақша ағып кететін саңылауларды жабады.

Логистикаға арналған ERP нені жабады

Көлік компаниясына арналған толыққанды жүйе бірнеше саланы біріктіреді. Құндылығы жеке модульде емес, олардың өзара байланысында.

Мұндағы басты сөз «бір жүйеде». Рейс, оның құжаттары, жанармайы мен ақшасы байланысқанда бұрын болмаған нәрсе пайда болады: бизнестің сол сәттегі нақты көрінісі. Мұндай жүйелерді қалай жасайтынымыз ERP әзірлеу бетінде көрсетілген.

1С және ЭШФ АЖ-мен байланыс: орнына емес, бірге

Иелердің жиі қорқынышы: «бізде бәрі 1С-те, ERP бәрін бұзады». Іс жүзінде ERP 1С-ті ауыстырмайды, оның қасында жұмыс істейді. 1С бухгалтерлік және салық есебінің жүйесі болып қалады. ERP жедел басқаруды жабады: рейстер, автопарк, құжаттар, өтінімдер. Олардың арасында алмасу бапталады: анықтамалықтар, актілер, шоттар мен төлемдер қолмен қайталанбайды, деректер алшақтамайды. Базаға қолжетімділікті 1С маманыңызбен келісеміз, толығырақ 1С интеграциясы бетінде.

Электрондық құжаттар туралы бөлек айтайық. Шот-фактуралар мен тауарларға ілеспе жүкқұжаттар (СНТ) ЭШФ АЖ-де ресімделеді: порталда, мобильді қосымшада не есеп жүйеңізден API арқылы. Құжат көп болса, оларды ERP-ден не 1С-тен жазу қолмен енгізудің бірнеше сағатын үнемдейді. Сіздің тасымал сызбаңызда СНТ-ны нақты кім ресімдейтінін, жүк жөнелтуші ме әлде тасымалдаушы ма, және ол қай жағдайда керек екенін бухгалтерден нақтылаңыз: жүйе қандай құжаттарды дайындауы керегі осыған байланысты. ЭШФ АЖ-ге қосылу ЭШФ жүйесімен интеграция бетінде сипатталған.

Мониторинг те солай. GPS деректері жүйеге тартылады, рейс жоспарын фактімен салыстыруға болады: көлік қай жерде болды, шын мәнінде қанша жүрді, бағыт мәлімделгенмен сәйкес пе, есепке алынбаған рейстер не жанармай ұрлығы болды ма. Мониторинг «картадағы нүктеден» шығынды бақылау құралына айналады.

Қазақстандағы логистика үшін не маңызды

• WhatsApp негізгі арна ретінде. Клиенттер мен жүргізушілер WhatsApp-қа үйренген. Рейс мәртебесі туралы хабарламалар мен құжат сұрауларын қоңырау күтпей, сонда жіберген ыңғайлы. Жүргізушілерге тапсырмалары мен мәртебелері бар бөлек бот та беруге болады.
• Клиенттің жеке кабинеті. Клиенттер жүгінің қайда екенін білу үшін қоңырау шалады. Мәртебелер, құжаттар мен шоттар клиенттің жеке кабинетінде көрінгенде, қоңырау азаяды, ал диспетчер рейстермен айналысады.
• Ұзақ рейстер. Көп тасымалдаушының ЕАЭО бойынша рейстері және транзиттік тасымалдары бар. Рейс неғұрлым ұзақ болса, онда шығын баптары мен құжаттар соғұрлым көп, сондықтан айдың қорытындысын емес, әр рейстің экономикасын көру маңызды.
• 1С және ЭШФ АЖ. Бухгалтерия көбіне 1С-те қалады, ал тауар құжаттары ЭШФ АЖ арқылы жүреді. Жүйе оларды ауыстырмай, олармен алмасуы керек.

ERP ме, әлде дайын TMS пе: нені таңдау керек

Бұл басты таңдау. Дайын TMS (тасымалды басқару жүйелері) типтік сценарийлерді жабады және басында арзанырақ. Компанияның процестері стандартты болмаса, өз ERP не жетілдіру керек.

Адал бағдар: процестер типтік болса, дайын TMS-тен бастаңыз. Құжат айналымы өзіндік, рейстер стандартты емес және автопарк, қаржы мен 1С арасында терең байланыс не өз аналитикасы керек болса, өз жүйе жақсырақ өтеледі. Көбіне гибрид оңтайлы: типтік нәрсені қораптан алып, ерекшесін және 1С-пен байланысты өзіңізге сай жасау.

Нақты жобада бұл қалай көрінеді

Логистикалық компания үшін біз тасымалдың бүкіл циклін қамтитын ERP платформасын жобалап, әзірледік: көліктің шығуынан бастап жабу құжаттары мен жүргізушілердің KPI-ына дейін. Оған дейін деректер мониторингте, Excel-де, есеп жүйесінде және мессенджерлерде жүрді. Басшылық жалпы көріністі көрмеді, диспетчерлік баяу жүрді, құжаттар мен KPI қатемен жиналды.

Жүйеге не кірді:

• Рөлдерге бөлінген экрандар. Директордың, диспетчердің, бухгалтердің және жүргізушінің өз интерфейстері бар, астындағы деректер ортақ.
• Автопарк тақтасы. Әр көлік күйімен, жүргізушісімен, бағытымен және жүгімен: жолда, тиеуде, тұрып қалған не қызмет көрсетуде.
• Келесі қадамы бар хабарламалар. SOS, жүргізушінің демалысы, ұзақ тұрып қалу не жанармайдың аздығы кеңсеге әрекетімен келеді: қоңырау шалу, жүргізушіге жазу, қабылдау.
• Жүргізушілердің KPI-ы. Автоматты түрде және ашық есептеледі, сондықтан олар туралы дау тумайды.
• GPS және есеппен байланыс. Бағыттар, тұрып қалу және рейс күйлері GPS-мониторингтен келеді, платформа компания бұрыннан қолданған жүйемен байланысқан. Жүргізушілер Telegram-бот арқылы жұмыс істейді.
• Аналитика. Шығын, жанармай, қызмет көрсету және түсім апта, ай, тоқсан не жыл бойынша.

Мұндай жобалардың басты әсері жеке функцияларда емес, бірыңғай көріністің пайда болуында. Директор, диспетчер, бухгалтер және жүргізуші бір жүйеде жұмыс істейді, құжаттар тезірек әрі қатесі азырақ өтеді. Кейс портфолиода бар.

Жылдар бойы құрмау үшін неден бастау керек

Кешенді ERP бір реттік енгізілмейді: бұл қымбат, баяу және тәуекелді. Жүйе бөлік-бөлігімен өтелетін жұмыс тәртібі:

1. Алдымен ең ауыр сала. Көбіне бұл рейс құжаттары не автопарк шығындарын есепке алу, яғни дәл қазір ақша не уақыт жоғалтып жатқан нәрсе.
2. Өтінімдер мен рейстердің бірыңғай тізілімі. Бүкіл жұмыс бес чатта және диспетчердің басында емес, бір жерде болуы үшін.
3. 1С және ЭШФ АЖ-мен байланыс. Қаржы мен құжаттар бойынша екі рет енгізуді жою.
4. Мониторинг және аналитика. Деректер жиналып жатқанда, оларды басқару есептеріне және жоспар мен фактіні бақылауға айналдыру.

Сонда қайтарымды «бәрі енгізілгеннен кейін бір кезде» емес, бірінші кезеңнен көресіз.

Жиі кездесетін қателер

• Бәрін бірден құру. Кешенді ERP-ді бір реттік жасау аяғына жетпеу тәуекелі жоғары ұзақ жоба. Сала-салаға бөліп жасау қауіпсізірек.
• 1С-пен байланысты ұмыту. ERP есеппен алмаспаса, екі рет енгізу мен алшақтық пайда болады, басты ауыртпалық жаңа кейіппен қайта оралады.
• Мониторинг ERP-ден бөлек. Рейстер мен шығындарға байланбаған картадағы нүктелер ақшаны бақылауға мүмкіндік бермейді.
• Фактіні бақылау жоқ. Рейс жоспарын GPS бойынша нақты жүрілген жолмен салыстырмасаңыз, жанармай ұрлығы мен есепке алынбаған рейстер көрінбей қалады.
• Сүйемелдеусіз жүйе. ERP бизнеспен бірге өмір сүреді және өзгереді. Сүйемелдеусіз ол ескіріп, уақытша шешімдерге толады.

Қанша тұрады және қанша уақыт алады

Нақты баға процестерді талдағаннан кейін шығады: не көбірек ауырады, 1С конфигурацияңыз қандай және қандай мониторинг бұрыннан тұр. Баға шартта бекітіледі, жасалған жұмысқа 6 ай кепілдік береміз, бастапқы код пен қолжетімділік Сізде қалады. Тасымалдаушыларға арналған жүйелер туралы толығырақ логистика және жүк тасымалы бетінде.

Қорытынды

Көлік компаниясы ақшаны бір үлкен қатеден емес, процестер арасындағы саңылаулардан жоғалтады: рейстер, құжаттар, жанармай мен қаржы бөлек жүреді. ERP оларды бір жүйеге жинап, әр рейстің нақты табыстылығына дейін басқарылатын сандарға айналдырады. Оны ең ауыр саладан бастап, сала-салаға бөліп және әрдайым 1С-пен, ЭШФ АЖ-мен және мониторингпен байланыста енгізген жөн. Типтік процестерге дайын TMS жетеді, ал процестер стандартты болмаса, өз жүйе керек.